Una de las principales dudas que se plantea mucha gente a la hora de almacenar correctamente los datos en una empresa es, ¿Qué hago cuando recibo un CV?, ¿Cómo se almacena esta información?

La Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal (LOPD), contempla en el artículo 5, como se debe archivar correctamente este documento.

Se deben contemplar todas las medidas, des de el momento en que el candidato entrega su CV en la entrevista. La persona designada por la empresa para realizar la entrevista, debe informar al candidato de:

  1. Existe un fichero donde se guardan los datos personales y la finalidad que tiene el fichero
  2. Consecuencia que tiene esta recogida de datos, y lo que ocurre si se niega a darlos
  3. Cuáles son los procesos de acceso a estos datos
  4. Quién será el responsable de los ficheros

Siempre que se quiera traspasar esta información a terceros, el dueño de los datos, deberá ser informado y decidirá si da el permiso o no.

Sistemas de recepción de CV

En la LOPD se contemplan dos maneras de almacenar datos según su método de llegada a la empresa, cada uno de ellos, se debe vigilar de una manera distinta. Estas medidas de protección, están contempladas en el Título VIII, Capítulo III, Sección II, RLOPD:

Cv en papel

Se necesita tener un responsable del fichero, que garantice que nadie tiene acceso sin autorización, y se debe realizar una auditoría.

Cv on-line

Cuando recibimos CV de forma on-line, se necesitan más medidas de protección,

  • Debemos tener un responsable de seguridad
  • Hay que realizar una auditoría, pero en este caso cada 2 años
  • Establecer procedimiento en la salida y entrada de los documentos al fichero
  • En el caso, que se intente entrar sin autorización al fichero, debe haber un número máximo de intentos
  • Se debe controlar quién entra a la habitación donde están los ordenadores que contienen los ficheros
  • Las incidencias que haya, deben tener un registro más detallado
  • Siempre que se quiera recuperar datos, se debe tener autorización

La forma de almacenamiento de los CV es algo compleja, pero es importante hacerla correctamente, ya que son datos de nivel medio y tienen sanciones económicas altas.

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Source: BBVA Actualidad LOPD

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